GCT研究所｜導入事例

■ 社内の申請プロセスの「スピードアップ」と進捗状況の「見える化」を実現

KDDI株式会社は、言わずと知れた「au」ブラントの移動体通信事業や、固定通信（ブロードバンド・インターネット/電話）事業を展開する日本屈指の電気通信企業である。最近ではau携帯電話の新ブランド「iida」の発表や、UQコミュニケーションズ株式会社によるブロードバンド通信サービス「UQ WiMAX」の提供開始など、勢力的な事業展開を行っている。
同社の情報システム本部では、増大する社内システムの新規開発・仕様変更などの申請プロセス管理に改善の余地があると感じており、2009年9月にJust-iS「ワークフロー」を採用。12月から運用開始している。
情報システム本部　業務企画部のみなさまに、情報システム導入の方向性やJust-iSを採用した理由、導入までの経緯を聞いてみた。

＜ Just-iS「ワークフロー」概略 ＞

-Q1：まずシステム導入の観点で、クラウドやSaaSといった新たなサービス形態をどの様にお考えでしょうか？-

小林：
情報システム本部　業務企画部　小林 敏晴 部長情報システムにおける環境は刻々と変化しております。以前は「購入する」か「開発する」しかありませんでしたが、今ではクラウドやSaaSといった「借りる」という選択肢もあります。今日、多くのベンダーがクラウドビジネスに参入してきており、サービス内容も多岐にわたっています。ソフトウェア販売の先駆けであったマイクロソフト社もクラウドビジネスを重視している事もあり、その市場は今後も伸びてくると考えています。特に現在の様な経済環境においては、システムを「借りる」と言う発想を持つべきなのかもしれませんね。
しかし、あまり偏った見方も良くないと思っています。それぞれのメリット、デメリットがある訳ですから、そのシステムにおいて何がポイントなのかをしっかりと検討し、用途に合った最適な選択をしていくべきですね。

-Q2： 今回のワークフロー製品の選定ポイントはどこだったのでしょうか？-

橋本：
今回に限った話ではありませんが、ポイントはより安く、より早く、柔軟なエンハンスが出来ることです。利用範囲は段階的に広げる事を想定しているので、初期の設備投資を抑えて、運用コストも社内の利用状況によって弊社側でコントロールしたいと考え、SaaSに注目して製品選定を行いました。

-Q3： Just-iS導入以前の課題だった事は何でしょうか？-

鈴木：
情報システム本部　業務企画部　鈴木 敏之 課長社内申請プロセスの「スピードアップ」と進捗状況の「見える化」が課題でした。以前は社内から情報システム本部への様々な申請（システム開発、作業依頼 等）を、別々のフォーマットで作成して、全て紙で運用していました。しかし承認プロセスの遅れや部署間の受け渡しに時間がかかり、情報システム本部に申請があがるまでに数日を要してしまい、とても非効率でした。また案件管理を各部門が別々に行っていたので、進捗状況の更新が重複したり最新状況を一覧で確認出来ないなど、運用が煩雑になっていました。



-Q4： Just-iSの導入で課題は解決されましたか？-

鈴木：
Just-iS導入によって関係者の誰もがWeb経由で申請書データの受け渡しができ、閲覧も可能となりました。
自分が確認しなければならない申請書がある場合は自動でメール通知してくれたり、最新状況の確認もできるので承認プロセスが遅れる事も少なくなっています。現時点ではまだ紙で運用しているプロセスもありますが、来年度にはJust-iSでペーパレス化を行い、さらなる効率化を目指していく予定です。
定量的な効果測定にはまだ時間がかかりますが、もし効果が低い場合でもJust-iSはどんな仕様変更でも柔軟に対応してもらえるのであまり心配していません。

■ 決め手は、開発スピードとコストパフォーマンス

-Q5: Just-iSを採用した理由を教えてください-

橋本：
情報システム本部　業務企画部　橋本 恭弘 課長ひとつめは開発スピードです。
Just-iSの提案を受けた時は、既に複数の製品を検討しており、他社の２製品に絞り込んでいました。次の週からはその２製品の社内トライアル検証も実施する予定でした。当初Just-iSは、旅費精算のシステムだと思っていたのですが、幅広い業務でサービス提供できるということなので、デモを見せてもらうことにしました。デモでは、開発スピードが早く柔軟性が高いとの説明を受けましたが、正直「本当なのか？」という思いがありました。そこで社内トライアル開始日までに、要求した画面を用意できるのであれば、他社の２製品といっしょに検証すると伝えました。トライアル開始日まで実質２営業日しかなかったので、間に合わないだろうと思っていたのですが、なんと本当に用意されてきたのです。その対応の早さには驚かされました。

ふたつめは、導入・運用コストが安価で導入リスクがほとんど無い点です。
パッケージ製品では、従来通りサーバ等の設備投資が必要で、運用（保守）費も一定です。Just-iSはSaaS提供なので設備投資が必要ありません。月額費用も安価で、月単位で利用人数が変更できるので、運用費を弊社側でコントロールできます。正直、GCT研究所は設立してから日が浅く実績面などの不安はありました。しかしJust-iSは最低利用期間の条件もありませんので、仮に市場が変化して弊社のニーズに合わなくなった場合でも、すぐにサービス利用をやめられます。そう考えれば導入リスクはほとんどないと判断し、最終的にJust-iS採用を決めたのです。

■ 入力画面、帳票のレイアウトが自由に決められる

-Q6: Just-iSで特に驚かれた機能などはありましたか？-

伊藤：
情報システム本部　業務企画部　伊藤 理恵 主任GUI（Graphical User Interface）が見やすくて使いやすく、社内トライアル検証でもかなり好評でした。入力画面のレイアウトに関しても、すぐに変更できるのにはビックリしました。複数の申請フォーマットを、ひとつの入力画面に集約できたのでとても助かりました。また帳票は、エクセルで作成したイメージをそのまま帳票フォーマットにコンバート出来るので便利ですね。



-Q7: GCT研究所の対応は如何でしたか？-

森井：
情報システム本部　業務企画部　森井 貴志 主任重要な会議では、必ず責任者の方も出席していただいた為、意思決定が非常に早かったですし、何度も変更要望を出しましたが迅速に対応していただきました。また毎週の様に仕様決定会議を実施していましたが、前の週の要望を会議当日までに実際の画面に反映してきてくれるので、実際の画面を見ながら議論ができてとても分かり易かったです。



- Q8： 今後のJust-iSに期待したい事はありますか？-

小林：
弊社は、Just-iSの利用範囲を段階的に拡張していき、来年度からは利用者数も増やす予定です。弊社以外のJust-iSユーザーをどんどん増やして、様々なニーズを機能に組み込んでいって欲しいですね。

-かしこまりました！本日はありがとうございました。-


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